Podczas realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych beneficjenci często popełniają błędy, które mogą prowadzić do utraty dofinansowania lub obowiązku zwrotu otrzymanych środków.
Jednym z wymogów, na których beneficjenci często zapominają, jest zakaz powiązań osobowych i kapitałowych z dostawcami towarów i usług.
Konieczne jest, aby dokładnie sprawdzać zgodność dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki z warunkami umowy o dofinansowanie oraz wytycznymi instytucji pośredniczącej. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko utraty części dofinansowania lub zarzutu o naruszenie zasad rozliczania wydatków.
Warto pamiętać, że wydatki muszą być poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, a jednym z najczęstszych błędów przy realizacji projektów jest udzielanie zleceń podmiotom powiązanym lub tym z którymi wcześniej współpracowaliśmy, pomijając procedury wymagane umową dotacyjną.
Beneficjenci muszą także pamiętać, że przy rozliczaniu wsparcia ze środków unijnych obowiązuje wymóg, że wybrany wykonawca nie może być powiązany osobowo ani kapitałowo z beneficjentem. Pomijając kryteria lub procedury wymagane umową dotacyjną, beneficjenci decydujący się na powierzenie zlecenia firmie należącej np. do członka rodziny, albo firmie powiązanej osobowo lub kapitałowo z beneficjentem, nie będą w stanie wykazać zgodności poniesienia wydatku z warunkami umowy o dofinansowanie.
Ważne jest, aby przestrzegać wymogów umowy o dofinansowanie oraz wytycznych instytucji pośredniczącej. Musimy także wykonywać obowiązki związane z dokumentowaniem sposobu doboru dostawcy towarów i usług, takie jak rozeznanie rynku i porównanie cen, zawarcie odpowiedniej umowy z wykonawcą, dokonywanie płatności za pośrednictwem rachunku bankowego, itp.
Beneficjenci dotacji z unijnych funduszy muszą zachować ostrożność i skrupulatność w procesie realizacji projektu oraz rozliczania wydatków. Muszą przestrzegać wymogów umowy o dofinansowanie oraz wytycznych instytucji pośredniczącej, monitorować zgodność dokumentowania ponoszonych kosztów z wymogami umowy o dofinansowanie oraz wybierać wykonawców, którzy nie są z nimi powiązani osobowo ani kapitałowo. Tylko wtedy będą mogli skutecznie wykorzystać przyznane środki na realizację swojego projektu i uniknąć potencjalnych problemów, takich jak utrata części lub całości dofinansowania lub konieczność zwrotu otrzymanych środków.
Dlatego, zanim podejmiemy decyzję o wydatkowaniu środków z dotacji, powinniśmy dokładnie przeczytać umowę o dofinansowanie i wytyczne instytucji pośredniczącej, aby poznać wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków. Wszelkie wydatki powinny być w pełni udokumentowane zgodnie z wymaganiami umowy o dofinansowanie i wytycznymi instytucji pośredniczącej.
Ponadto, wszystkie dokumenty dotyczące realizacji projektu i rozliczenia wydatków powinny być przechowywane przez odpowiedni czas, zgodnie z wymaganiami umowy o dofinansowanie i wytycznymi instytucji pośredniczącej. W przypadku kontroli instytucji, beneficjent powinien być w stanie udokumentować zgodność swoich działań z wymaganiami umowy o dofinansowanie i wytycznymi instytucji pośredniczącej.
W Polsce w 2018 roku został wprowadzony system JPK VAT, który pomaga instytucjom pośredniczącym skutecznie wyłapywać powiązania podczas realizacji projektów, co prowadzi do blokowania środków unijnych lub ich zwrotu do instytucji pośredniczącej.
Podsumowując, przestrzeganie wymogów umowy o dofinansowanie i wytycznych instytucji pośredniczącej oraz dokładne dokumentowanie działań w projekcie pozwoli uniknąć błędów i pozwoli skutecznie wykorzystać przyznane środki i zrealizować swój projekt.
Prowadzimy skuteczne wnioskowanie o przyznanie środków unijnych na różne projekty i zajmujemy się skutecznym ich rozliczaniem.