Sytuacją, często spotykaną w firmach są długie rozmowy z klientami prowadzone przez telefon. Z pomocą przedsiębiorcom przychodzi Internet i nowe rozwiązania technologiczne. Podstawowym narzędziem pracy, w praktycznie wszystkich firmach, jest poczta elektroniczna. E – maile nie tracą na znaczeniu, ale pojawiają się coraz to nowsze rozwiązania. Przykładem może być Voice over Internet Protocol (VoIP).
VoIP jest to technologia, dzięki której można prowadzić konwersacje za pośrednictwem sieci lub przy użyciu protokołu IP, czyli telefonii internetowej. Główną zaletą tego rozwiązania jest oszczędność w związku z rezygnacją z rozmów telefonicznych, gdzie koszty naliczane są minutowo, a w przypadku VoIP sekundowo. Dodatkowym plusem jest brak opłat za komunikację wewnętrzną, np. między pracownikami jednej firmy, jest to alternatywa dla komunikatorów.
System VoIP jest bardzo przyjazny dla klientów i pomaga pracownikom w wykonywaniu obowiązków. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest system IVR, który posiada syntezator mowy i może być użyteczny przy tworzeniu krótkich komunikatów informujących klientów, np. o tym, że dana osoba chwilowo nie może rozmawiać lub jest nieobecna. Dodatkowym atutem jest możliwość nagrania informacji i przesłanie jej pocztą elektroniczną lub poprzez SMS.
Ponadto, zintegrowanie systemu z innymi aplikacjami, pozwala używać go, jako automatycznego systemu zleceń. Połączenie z odpowiednim programem umożliwi, w przypadku sprzedaży, np. automatyczne zbieranie zleceń od klientów, może także informować o stanie realizacji przesyłki.
System pozwala nagrywać rozmowy i w ten sposób może posłużyć pracodawcy do kontrolowania pracowników. Tym samym mobilizuje tych ostatnich do rzetelnego wykonywania swoich obowiązków i jest dowodem, który może posłużyć w przypadku reklamacji lub rozwiązywania nieporozumienia z klientem.
Technologia VoIP nie jest pozbawiona wad. Jedną z przeszkód może być problem ze stałym łączem internetowym. Dobre łącze jest potrzebne nie tylko w firmie, ale także u klienta, słaba jakość sygnału może być poważną przeszkodą w użytkowaniu programu.
Na podstawie: poradnik.wfirma.pl