Automatyzacja procesów biznesowych to nic innego, jak automatyzacja konkretnych działań i zadań realizowanych w ramach działalności operacyjnych w firmie, za pomocą dedykowanego oprogramowania. Nowoczesne systemy klasy BPA (z ang. Business Process Automation) pozwalają na automatyzowanie zarówno wielu, powtarzalnych czynności w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak również ich przepływu (tzw. workflow) zgodnie z obowiązującymi procedurami, regułami, odpowiedzialnościami oraz uprawnieniami. BPA wpływa bezpośrednio na zwiększenie wydajności biznesu oraz umożliwia skuteczne usprawnienie całokształtu jego funkcjonowania, przynosząc firmie liczne korzyści.
Czym jest proces i na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
Pod pojęciem automatyzacji procesów biznesowych kryje się szereg działań mających na celu zastąpienie, ulepszenie lub przyspieszenie pracy dotychczas wykonywanej przez człowieka. Realizacji tego wyzwania służą nowoczesne technologie IT dla biznesu w postaci dedykowanych systemów klasy BPA, które pozwalają na wdrożenie i wprowadzenie w życie kluczowych założeń automatyzacji w codzienne funkcjonowanie firmy i organizacji. Wdrożenie takiego rozwiązania przynosi firmie oraz jej pracownikom liczne korzyści w postaci oszczędności czasu i pieniędzy, minimalizacji ryzyka popełnienia błędu oraz lepszej, skuteczniejszej i wydajniejszej realizacji powierzonych zadań.
Kluczowym pojęciem z zakresu automatyzacji procesów biznesowych jest oczywiście proces. Procesy zachodzące we współczesnych firmach i organizacjach możemy podzielić zasadniczo na dwie grupy – procesy kluczowe (tzw. core’owe) oraz procesy wspierające (tzw. back-office). Procesy kluczowe dostarczają wartości dodanej oraz są niezbędne do zapewnienia firmie prawidłowego funkcjonowania oraz realizacji jej celów biznesowych – ich wyłączenie lub niepoprawne działanie może wręcz całkowicie unieruchomić przedsiębiorstwo. Procesy wspierające mają natomiast za zadanie wspomagać realizację procesów kluczowych, same w sobie nie tworzą jednak bezpośrednio wartości dodanej, ale ich wyłączenie lub zaburzenie – o ile nie unieruchomi firmy – może negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i zakłócać realizację jego strategicznych, dostarczających wartość działań.
Automatyzacja procesów biznesowych – jakie korzyści wiążą się z jej wdrożeniem?
Automatyzacja procesów biznesowych znajduje zastosowanie zarówno dla procesów kluczowych, jak i wspierających. Za jej pomocą możliwe jest nie tylko samo zautomatyzowanie poszczególnych, realizowanych przez firmę czynności, ale także całego przepływu zadań, dokumentacji oraz informacji pomiędzy wszystkimi osobami biorącymi udział w konkretnym procesie. Prawidłowo wdrożona i realizowana automatyzacja procesów biznesowych jest rozwiązaniem korzystnym dla każdego przedsiębiorstwa dbającego o rozwój i konkurencyjność, z dowolnej branży i o praktycznie dowolnym profilu działalności. Jej wprowadzenie będzie miało bowiem sens w każdej firmie, w której na większą skalę lub z większym stopniem złożoności realizowane są procesy biznesowe. Automatyzacja procesów biznesowych realizowana za pomocą wysokiej jakości, nowoczesnego systemu klasy BPA przynosi znaczące oszczędności czasowe i finansowe, zdejmuje z barków pracowników ciężar realizacji monotonnych, powtarzalnych oraz obarczonych dużym ryzykiem tzw. błędu ludzkiego czynności, kierując ich uwagę ku zadaniom wymagającym ich doświadczenia, wiedzy z danej dziedziny, kreatywności oraz skoncentrowana na tym, co najistotniejsze, czyli dążeniu do systematycznego rozwoju, zdobywaniu i wzmacnianiu przewagi konkurencyjnej oraz realizacji strategicznych celów biznesowych. Automatyzacja procesów biznesowych jest także narzędziem, które skutecznie przybliża firmę do osiągnięcia tzw. process excellence, czyli doskonałości procesowej.
Automatyzacja z założenia ma za zadanie pomagać firmom w zwiększeniu wydajności, co w praktyce oznacza możliwość podjęcia większej liczby projektów przy jednoczesnym zaangażowaniu mniejszych zasobów ludzkich. Takie podejście pozwala zaoszczędzić czas, a uzyskane w ten sposób zasoby przeznaczyć na realizację ważniejszych zadań, które mają znaczący wpływ na sam rozwój oraz status przedsiębiorstwa. Ważną rolę odgrywa tu również kwestia jakości i poprawności realizacji zadań, na które automatyzacja procesów nie tylko bezpośrednio wpływa niezwykle pozytywnie, ale także umożliwia i ułatwia ich monitorowanie i bieżące optymalizowanie.
Podsumowując, celem skutecznej automatyzacji jest centralizacja zarządzania konkretnymi procesami zachodzącymi w organizacji, wspieranie codziennej pracy jej pracowników, minimalizacja kosztów operacyjnych, ograniczenie do minimum błędów typowo ludzkich oraz usprawnienie i optymalizacja różnorodnych procesów biznesowych realizowanych przez firmę.
Zarządzanie i automatyzacja procesów biznesowych w nowoczesnym wydaniu
Systemy klasy BPA to zaawansowane technologicznie oprogramowanie, które jest rozwijane w oparciu o najwyższe standardy tworzenia rozwiązań IT dla biznesu. Za ich pomocą możliwe jest budowanie nowoczesnych, idealnie skrojonych na miarę każdej organizacji tzw. aplikacji biznesowych, które pozwalają zarówno na automatyzowanie typowych, standardowych scenariuszy, jak i tych obsługujących bardziej specyficzne czy stricte branżowe procesy. Wysokiej klasy oprogramowanie przeznaczone do zarządzania procesami biznesowy może zostać ponadto w prosty i sprawny sposób zintegrowane z innymi systemami już działającymi w firmie, w tym np. ERP, CRM czy tzw. systemami dziedzinowymi.
Poszukując nowoczesnego i przyszłościowego oprogramowania do zarządzania, digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych warto zwrócić uwagę na wysokofunkcjonalne i zaawansowane technologicznie platformy low-code. Takie oprogramowanie pozwala bowiem na sprawne, wygodne oraz szybkie budowanie kompletnych aplikacji biznesowych metodą drag&drop, za pomocą kreatora – bez kodowania (lub z jego pojedynczymi elementami – co sprawdzi się lepiej przy np. bardziej skomplikowanych scenariuszach lub integracjach). Co więc istotne, korzystanie z jego funkcjonalności nie wymaga znajomości języków programowania ani umiejętności kodowania, co pozwala firmie uniezależnić się od usług konkretnych zespołów deweloperskich. Niektóre, najlepsze dostępne aktualnie na rynku platformy niskokodowe, pozwalają ponadto na sprawne zarządzanie zmianą w czasie rzeczywistym, co umożliwia łatwe wprowadzanie zmian i modyfikacji z natychmiastowym efektem zarówno w dopiero tworzonych, jak i już wdrożonych i działających w środowisku produkcyjnym aplikacjach biznesowych.
Więcej informacji dotyczących automatyzacji procesów biznesowych znajdziesz na stronie: https://webcon.com/pl/system/.