Jest wiele technik komunikacji i sposobów na to, aby przygotować się do prezentacji – takich, których może nauczyć się każdy. Uświadamiając sobie te metody, ucząc się ich, ćwicząc je, każdy może zdecydowanie poprawić jakość swoich prezentacji – przekonuje w rozmowie z B2-biznes.pl Wojciech Murzyn, ekspert zajmujący się sztuką prezentacji.
Prowadzi Pan szkolenia z technik prezentacji m. in. dla przedsiębiorców, menedżerów, handlowców. Dlaczego uważa Pan, że potrzebują rozwoju w tym zakresie?
Myślę, że to nie jest kwestia tylko przedsiębiorców, handlowców, menedżerów. Jest to kwestia w ogóle ludzi biznesu, którzy na co dzień komunikują się z innymi ludźmi, a prezentacje są dość często używanym elementem tej komunikacji. W biznesie prezentacje służą np. do przedstawienia oferty klientowi, firmy, projektu na konferencji oraz do komunikacji wewnątrz organizacji.
Czy według Pana pracodawcy chętnie oferują szkolenia z technik prezentacji swoim pracownikom?
To dość trudne pytanie. Mogę w zasadzie dokonać oceny tylko przez pryzmat firm, z którymi współpracuję, i o których mogę powiedzieć, że tam taka potrzeba została dostrzeżona. Tam, gdzie pracodawcy lub menedżerowie są świadomi tej potrzeby, oferują szkolenia, konsultacje, doradztwo z zakresu prezentacji. Jest jednak wiele firm, gdzie nie ma zrozumienia potrzeby doskonalenia prezentacji. Nie ma też takiej „tradycji”, ponieważ dość typową sytuacją jest przygotowywanie prezentacji w ostatniej chwili przez osobę często przypadkową a zazwyczaj bardzo zajętą. W szczególności takie zjawisko dotyczy prezentacji konferencyjnych. Osoby, które mają przygotować taką prezentację, zwyczajnie nie mają na to czasu. Przyczyna leży więc bardziej po stronie osób zarządzających pracą, które wciąż nie mają świadomości, że przygotowanie dobrej prezentacji wymaga czasu, i to musi być jeden z elementów normalnego zakresu zadań. I wymaga poświęcenia istotnego fragmentu czasu pracy, a nie jest czynnością, którą można gdzieś „upchnąć” pomiędzy innymi zajęciami.
Jedną z usług, którą oferuje moim klientom jest doradztwo przy tworzeniu prezentacji konferencyjnych, ale widzę, że klienci niezbyt często z niej korzystają, co jest dla mnie pewnym paradoksem. Zwróćmy uwagę, że firma wyjeżdżając na konferencję czy targi ponosi duże koszty związane ze stoiskiem, z zabudową, z materiałami marketingowi, często także z kampanią reklamową a nie wystarcza budżetu, a w szczególności świadomości, że dobrze byłoby wydać pieniądze na lepszą jakość prezentacji.
Czy według Pana rynek szkoleń z technik prezentacji jest konkurencyjny, czy to wciąż rynek pionierów?
Na rynku jest bardzo dużo szkoleń tego typu. Myślę, że jest to sytuacja dość charakterystyczna dla rynku szkoleń niezależnie od dziedziny. Gdy patrzymy tylko na tytuł, temat szkolenia, czy weźmiemy pod uwagę techniki prezentacji, szkolenia handlowe, szkolenia z organizacji pracy, zarządzania projektami – na każdy temat jest mnóstwo szkoleń. Przy czym bardzo różnią się zakresem, jakością, sposobem prowadzenia i przygotowania. Według mojej oceny rynek ten jest konkurencyjny w tym sensie, że jest bardzo szeroka oferta, natomiast wybór z tej oferty wcale nie musi być łatwy.
Jak ocenia Pan zdolności komunikacyjne ludzi biznesu? Co jest ich mocną, a co słabą stroną?
Na ogół u ludzi biznesu te zdolności występują i są charakterystyczne dla osobowości, które podejmują się takich działań jak prowadzenie firmy. Uważam, że zdolności komunikacyjne ma każdy, tylko nie każdy ma je w tym kierunku wykształcone.
Czy każdego można nauczyć skutecznej prezentacji?
Nie chcę generalizować, ale jest bardzo wiele technik komunikacji i sposobów na to, aby przygotować się do prezentacji, których może nauczyć się każdy. Uświadamiając sobie te metody, ucząc się ich, ćwicząc je, każdy może zdecydowanie poprawić jakość swoich prezentacji. Nie każdy jednak jest urodzonym mówcą, swobodnie wygłaszającym prelekcje dla wielkiego grona osób. Z drugiej strony, na potrzeby prezentacji biznesowych nie trzeba mieć aż tak bardzo rozbudowanego warsztatu. Oczywiście jeśli ktoś ma w sobie dar do występowania przed ludźmi, to zwykle pomaga w biznesie. Ale i tak, uważam, najważniejsze jest co chcemy przekazać i tu występują problemy zupełnie niezależnie od tego jaka jest forma prezentacji. Typowym błędem jest na przykład przesadne skupianie się na swojej firmie i jej ofercie. Oczywiście, naturalna jest fascynacja własną firmą, tym że coś produkujemy, że coś tworzymy – żyjemy tym i chcemy o tym mówić. Ale to nie jest najlepszy sposób na prowadzenie prezentacji, zwłaszcza handlowej. Wbrew pozorom podczas prezentacji handlowej nie należy mówić o swoim produkcie, swojej ofercie i swoim pomyśle. To znaczy należy o nich mówić, ale nie w taki sposób jak to robimy zazwyczaj. W wielu przypadkach wygląda to tak: „Dzień dobry Państwu, nazywam się Wojciech Murzyn, reprezentuję firmę Abc i przedstawię państwu prezentację na temat Xyz. Na początek kilka słów o naszej firmie: bla bla bla… A teraz przedstawię Państwu naszą ofertę: zajmujemy się tym i tym, chcemy zaoferować Państwu to i to; bla bla bla.” To jest pomyłka, to nie jest dobra prezentacja.
Co jest najważniejsze w prezentacji handlowej?
Każda prezentacja powinna być skupiona na publiczności, a jeżeli mamy prezentację handlową i sytuację sprzedażową to po drugiej stronie jest klient, który ma coś od nas kupić. Chociażby samo to sformułowanie „chcemy, żeby klient coś od nas kupił”, a nie „chcemy mu coś sprzedać”, to wbrew pozorom jest bardzo duża różnica. Chcemy żeby klient od nas kupił, bo to klient podejmuje decyzje. Ustawianie się w roli sprzedawcy, oferowania, sprzedawania od razu tworzy niepotrzebną barierę między mną, a klientem, bo wtedy to ja chcę coś sprzedać, ja chcę opowiedzieć o czymś co mam, coś zaprezentować – i to jest właśnie pomyłka.
Ale wracając do tego co najważniejsze. Trzeba skupić się na sytuacji klienta, na jego problemach i ja nie boję się używać tego słowa tam gdzie są rzeczywiste problemy. Śmieszy mnie trochę nazywanie problemów wyzwaniami. Wyzwanie to wyzwanie, a problem to problem. Klienci miewają problemy, a jak ich nie mają, to mogą je mieć i między innymi rolą dobrego handlowca, który powinien być partnerem klienta jest pokazanie tego w jaki sposób te problemy rozwiązać lub jak do nich nie dopuścić. Jak możemy pomóc klientowi w prowadzeniu jego działalności.
A wracając do tego jak prezentacja handlowa powinna wyglądać.
Odpowiedź na to pytanie w dużej mierze zależy od tego na jakim etapie jest klient. Na różnych etapach procesu zakupu używamy różnych prezentacji. Nie ma uniwersalnych prezentacji „o wszystkim”. Jest natomiast uniwersalna zasada: myślimy o kliencie, o jego sytuacji i jego potrzebach i o tym w jaki sposób możemy te potrzeby obsłużyć. Niekoniecznie w jaki sposób na te potrzeby odpowiada mój system, mój produkt – o to klient sam zapyta. Na ogół, zwłaszcza w relacjach B2B, na których w szczególności się skupiam, klient, który może być użytkownikiem mojego produktu czy systemu, rozwiązuje swój przypadek raz, natomiast ja i moja firma rozwiązaliśmy takich przypadków wiele. W związku z tym mamy doświadczenie, i to jest najcenniejsze dla klienta. To jest to czego klient nie znajdzie w prospektach i materiałach handlowych. A tym doświadczeniem trzeba się z klientem podzielić.
Jaką książkę poleca Pan do poprawy technik prezentacji?
Książek tego typu jest wiele. Trudno jest wybrać jakąś jedną konkretną, to zależy również od tego jakiego rodzaju prezentacje ma przygotować osoba, która ma sięgnąć po tą książkę. Skupiłbym się na dwóch autorach. Pierwszym jest Garr Reynolds, który napisał wiele lat temu „Presentation Zen” i kolejne książki: „Presentation Zen Design” i „The naked presenter”. Dwie pierwsze są przetłumaczone na język polski. Garr Reynolds pokazuje taki styl prezentacji jaki jest mi bliski, taki gdzie dominuje prostota, przejrzystość, gdzie nie upychamy w prezentację zbyt wielu informacji.
Drugi autor, którego mogę polecić, to Nancy Duarte i jej książka „Slide-ology”, mówiąca przede wszystkim o przygotowaniu slajdów i pomocy wizualnych do prezentacji. Tutaj pozwolę sobie na krótką uwagę – prezentacja bywa często utożsamiana ze slajdami, co nie jest właściwe. Prezentacja to jest wydarzenie, to jest wypowiedź prelegenta połączona być może ze slajdami. Wracając do Nancy Duarte, kolejna pozycja godna polecenia to „Resonate”, gdzie szerzej mówi o technikach prezentacji.
Jaką rolę odgrywają slajdy w prezentacjach?
Slajdy mogą odgrywać dość istotną rolę. Mówię „mogą odgrywać”, bo – i to może być pewnym zaskoczeniem – slajdy nie są czymś obowiązkowym w prezentacji. To jest jeden z elementów, do którego jesteśmy przyzwyczajeni, ale tak wcale nie musi być. Można prowadzić dobrą prezentację bez slajdów. Można zamiast slajdów używać innych pomocy wizualnych, na przykład tablicy. Gdy prowadzimy prezentację dla kilku, kilkunastu osób w małej sali, to dobrym rozwiązaniem jest tablica papierowa. W dużych salach zaczyna się problem widoczności, i wtedy slajdy mogą okazać się jedynym rozwiązaniem. Wracając do tablicy – tablica (papierowa, biała, czarna) pozwala nam tworzyć prezentację na oczach publiczności, co jest bardzo cenne, ponieważ publiczność może uczestniczyć w pewnym procesie myślowym. Nie jest więc tak, że rzucamy obraz na ekran, tylko razem z publicznością coś rysujemy, tworzymy. Na ogół takie prezentacje są bardziej interaktywne. Często doradzam osobom, z którymi pracuję, żeby rozważyły taką możliwość. Niekoniecznie, żeby zastąpić slajdy tablicą, ale te elementy mogą się uzupełniać.
Wracając do slajdów, jeśli już je używamy, to powinny być dobre. Co rozumiemy przez dobre slajdy? Slajdy są pomocami wizualnymi i jak sama nazwa wskazuje powinny pomagać w przekazywaniu informacji, ilustrować i uzupełniać wypowiedź prelegenta. Nie powinny jej zastępować. I tu zmierzam, wydaję mi się, do najbardziej powszechnego błędu z jakim spotykamy się przy tworzeniu slajdów: że upychamy na te slajdy bardzo dużo tekstu. To jest nieporozumienie. Tekst jest wrogiem slajdu. Na slajdach powinny być obrazy, schematy, wykresy, coś co służy do zobrazowania tego, o czym mówimy. Przy czym slajd nie powinien być zbyt szczegółowy, ale taki żeby dał się ogarnąć spojrzeniem, szybko zrozumieć i zinterpretować.
Nieporozumieniem jest także wiązanie liczy slajdów z czasem prezentacji. Liczba slajdów zależy od rodzaju prezentacji – można w 15-minutowym wystąpieniu użyć trzech slajdów, trzydziestu lub pięćdziesięciu i to naprawdę nie jest przesada. Zależy do czego slajdy służą i jaką maja zawartość.
Może też tak być, że slajdy nadają pewien tok prezentacji, a prelegent je kolejno objaśnia i uzupełnia – to typowe dla prezentacji szkoleniowych.
Ważne, żeby slajdy były przemyślane, żeby nie przeszkadzały prelegentowi, żeby nie zmuszały publiczność do czytania długich fragmentów tekstu. Ważna jest prostota w tym co mówimy i co prezentujemy.
Czy czekają nas prezentacje tworzone i dostarczane przez komputery?
Trudno powiedzieć. Myślę, że całkowicie nie wyręczą człowieka, na pewno nowe techniki pomagają, i to nie w przyszłości, ale już dzisiaj. W ostatnich latach istotną częścią sztuki prezentacji stały się prezentacje zdalne, prowadzone przez internet w formie webinariów, wykładów online, wideokonferencji. To jest kierunek, który jest dość oczywisty, coraz więcej prezentacji prowadzimy i będziemy prowadzić na odległość. Idąc dalej w tych rozważaniach – czy prezentacja będzie dostarczana przez system, który dobierze właściwe zagadnienia, dobierze do tego obrazy, głos, który sympatycznie nam o czymś opowie? Nie wykluczałbym tego, że tak to się będzie odbywać, choć zapewne nie w tak kompletnym zakresie.
Rozmawiał Mateusz Wrzosek